Politique de confidentialité  d’Adoc Talent Management

Dernière mise à jour : 12/12/2022

Cette politique de confidentialité explique comment notre organisation utilise les données personnelles que nous recueillons au cours de nos opérations.

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Nos coordonnées

Nom: Adoc Talent Management

Adresse: 21, rue du Faubourg Saint Antoine -75011 Paris

Numéro de téléphone : +33 (0)1 44 88 57 79

Courriel : contact@adoc-tm.com

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Bureau Benelux 

Nom: Adoc Talent Management Benelux

Adresse: Rue de Wahenge, 9a, 1320 Beauvechain

Courriel : contact@adoc-tm.com

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Résumé de la terminologie

• Responsable du traitement : une personne/organisation responsable de la gestion des données personnelles en vertu de la loi.

• Sous-traitant : une personne/organisation responsable du traitement des données personnelles en vertu de la loi.

• Personne concernée : La personne dont les données personnelles sont collectées et traitées

• ATS: Applicant Tracking System - logiciel utilisé pour stocker des informations sur les candidats , y compris des données personnelles.

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Quelles données collectons-nous ?

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Actuellement,   nous recueillons et traitons couramment les  informations personnelles  suivantes :

• Identifiants personnels, coordonnées et caractéristiques personnelles (par exemple, nom et coordonnées)

• Informations contenues dans les CV ou les CV: comprenant souvent les antécédents professionnels, les  antécédents scolaires, les  qualifications, les compétences personnelles, les déclarations personnelles, etc.

• Renseignements supplémentaires. p. ex., références professionnelles, lettres de motivation, correspondance par courrier électronique etrenseignements personnels.

• Données de recherche explicitement collectées dans le cadre d’études académiques menées par notre laboratoire (Le Laboratoire Interdisciplinaire sur le Doctorat).

• Nous ne collecterons pas de données personnelles dont nous n’avons pas besoin et serons explicites dans la façon dont les données seront utilisées et traitées.

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Comment collectons-nous les données personnelles ?

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La plupart des informations personnelles que nous traitons nous sont fournies directement par les personnes concernées pour l’une des raisons suivantes :

• Soumission directe de CV, de lettres de motivation et de coordonnées via notre portail de plateforme de recrutement ou par téléphone ou par e-mail.

• Les données peuvent être soumises par les sujets via des produits de formation en ligne tels que « Adoc – Portfolio »

• Les données sont normalement soumises par les sujets, soit dans le but d’une candidature  spontanée à des postes futurs, soit d’une candidature ciblée pour un poste particulier annoncé.

• Nous obtenons également des informations à partir de réseaux sociaux professionnels, tels que LinkedIn, de sites d’emploi tels que Monster, et d’autres sources accessibles au public (uniquement des informations pertinentes pour la  vie professionnelle d’un candidat potentiel).

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Comment utiliserons-nous vos données ?

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À des fins promotionnelles : Si un sujet s’inscrit à nos  listes de diffusion, nous lui enverrons  des communications sur nos activités, produits ou étudesqu’il a consenti à recevoir.  Les sujets peuvent se désabonner des communications à tout moment en cliquant sur le lien de désabonnement  dans les communications ou en nous contactant directement.

À des fins de recrutement : Nous utilisons les informations que les sujets nous  fournissent,  ou que nous obtenons de sources tierces, pour évaluer leur adéquation aux offres d’emploi dans les organisations clientes.   Nous pouvons partager ces informations, uniquement  avec le  consentement du sujet, avec des  organisations partenaires et clientes.  Si les sujets ont consenti à participer à un processus de recrutement, nous avons besoin de leurs données personnelles pour remplir notre relation contractuelle. Sans ces informations, il n’est pas possible de fournir nos services.

À des fins de recherche et développement : Nous traitons les données agrégées ou anonymisées qui nous sont soumises pour améliorer nos services  et développer de nouveaux produits ou obtenir des informations sur nos opérations et le marché actuel.

À des fins de recherche académique : Le Laboratoire interdisciplinaire du Doctorat réalise des études sur « le Doctorat » en tant qu’objet d’étude. Ils se présentent normalement sous la forme de projets scientifiques explicites conformes aux normes éthiques et académiques. Ceux-ci seront associés à d’autres méthodes et protections de traitement des données explicitement décrites.

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Sur quelles bases juridiques traitons-nous vos données ?

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En vertu du règlement général sur la protection des données (RGPD), les bases légales sur lesquelles nous nous appuyons pour traiter les informations personnelles comprennent:

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Lorsque nous agissons en tant que processeur de données

• Nous avons l’obligation contractuelle de traiter les données :

  • Par exemple, pour les clients tiers (par exemple, les organisations qui nous ont engagés pour mener à bien un projet de recherche ou pour fournir des services de conseil ou de formation),  nous avons le droit légitime de traiter  les informations personnelles pour remplir notre accord contractuel avec eux, par exemple en fournissant  des informations sur la  participation aux sessions de formation.

Lorsque nous agissons en tant que contrôleur de données :

• Les sujets donnent leur consentement explicite.

  • Par exemple, lorsque les sujets consentent au traitement de leurs données.  Ils peuvent révoquer leur consentement à tout moment.  Ils peuvent le faire en contactant contact@adoc-tm.com.  Une fois que nous avons reçu la notification qu’un sujet a retiré son consentement, nous  ne traiterons plus ses informations aux fins initialement convenues, sauf si nous avons une base légitime pour le faire dans la loi.

• Nous avons un intérêt légitime à traiter les données.

  • Par exemple, pour apporter des améliorations à nos produits et services.

  • Identifier les correspondances possibles entre les données accessibles au public sur les candidats potentiels et les activités de recrutement.

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Comment nous stockons vos informations  personnelles

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Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que les informations personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées.

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Dans le monde physique

Nos dossiers papier sont minimes, mais peuvent inclure des contrats imprimés, des CV imprimés, des notes prises pendant les réunions et d’autres petites sources de données utilisées dans les activités quotidiennes du bureau. Les données personnelles conservées sur papier sont numérisées et le papier est détruit dès que possible

Électroniquement

Système de gestion de la relation client (CRM)

La plupart des données personnelles des clients sont conservées dans notre CRM. Il contient des données personnelles de base, notamment le nom, l’adresse, le titre du poste, la participation à un événement, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, votre employeur. Ces données sont conservées et récupérées pour nous permettre de:

• envoyer des e-mails non marketing,

• interagir avec des sujets concernant les processus de recrutement et

• administrer tout contrat existant entre nous.

Serveurs cloud

Nous utilisons des serveurs cloud standard pour notre technologie, qui peuvent être dans des centres de données dans d’autres endroits que la France. Cela peut impliquer le transfert de vos données en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Chaque fois que nous transférons vos données personnelles en dehors de l’EEE, nous veillons à ce qu’un degré de protection similaire leur soit accordé en veillant à ce qu’au moins l’une des garanties suivantes soit mise en œuvre :

Nous ne transférerons vos données personnelles qu’aux pays qui ont été jugés comme offrant un niveau adéquat de protection des données personnelles par la Commission européenne. Pour plus de détails, voir Commission européenne: Adéquation de la protection des données personnelles dans les pays tiers.

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Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données et nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d’une violation présumée lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

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Qui traite mes données ?

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Nous limitons l’accès aux renseignements personnels aux employés, agents, entrepreneurs et autres tiers qui ont un besoin professionnel de les connaître. Ils ne traiteront les informations personnelles que sur nos instructions, et ils sont soumis à un devoir de confidentialité.

Toutes les données que nous détenons sur les sujets seront traitées par notre personnel et des sous-traitants tiers approuvés (sous-traitants). Les processeurs tiers sont tenus de prendre les mesures de sécurité appropriées pour protéger les données personnelles conformément à nos politiques et d’agir uniquement selon nos instructions. Ils n’ont pas l’autorisation d’utiliser les données à leurs propres fins sans votre consentement préalable.

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Processeurs de données tiers

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Nous travaillons avec des processeurs de données tiers. Ces organisations nous aident à remplir nos obligations en tant que prestataire de services et sont elles-mêmes soumises à leurs propres politiques en vertu de la loi.

Adoc Talent Management se réserve le droit de modifier ou d’ajouter à tout processeur tiers utilisé pour fournir nos services.

 

Quand nous supprimerons vos données

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Nous supprimerons les données lorsqu’une personne exercera son droit à l’effacement.

Si nous obtenons des données indirectement, nous contacterons la personne concernée pour obtenir son consentement au traitement de ses données. Si nous n’obtenons pas le consentement , nous supprimerons les données dans un délai d’un mois.

Une fois que les sujets nous ont donné leur consentement, nous traiterons et conserverons des informations personnelles détaillées jusqu’à 24 mois. Nous contacterons ensuite  les sujets pour savoir s’ils souhaitent que leurs coordonnées soient conservées dans notre système, afin de leur permettre d’être  pris en considération pour de futurs postes. S’ils ne consentent pas à ce que nous conservions vos  données, elles seront supprimées de notre base de données.

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Comment nous allons disposer de vos données

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Nous supprimerons les informations personnelles détaillées en les supprimant de nos bases de données.

Lors de la suppression sécurisée de données, nous conserverons des informations de base (par exemple, prénom, nom, adresse e-mail, rôles demandés, résultat, etc.) à des fins d’audit interne et de tenue de dossiers (par exemple, pour nous permettre de savoir qu’un sujet a révoqué son consentement, etc.). 

Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser les informations personnelles afin qu’elles ne puissent plus être associées à vous, auquel cas nous pouvons utiliser ces informations sans préavis au sujet.

Droits de protection D ata

En vertu de la loi sur la protection des données, les sujets ont des droits, notamment:

• Droitd’accès - Les sujets ont le droit de nous demander des copies de leurs informations personnelles.

• R ight à rectification - Les sujets ont le droit de nous demander de rectifier  les informations personnelles qu’ils jugent inexactes. Ils ont également le droit de nous demander de compléter des informations qu’ils jugent incomplètes.

• R ight to erasure - Les sujets ont le droit de nous demander d’effacer leurs informations personnelles dans certaines circonstances.

• R ight à la limitation du traitement  - Les sujets ont le droit de nous demander de restreindre le traitement de leurs informations  personnelles dans certaines circonstances.

• R ight s’opposer au traitement  - Les sujets ont le droit de s’opposer au traitement de leurs informations personnelles dans certaines circonstances.

• R ight à la portabilité des données - Les sujets ont le droit de demander que nous transférions les informations personnelles qu’ils nous ont  fournies à une autre organisation, ou à eux, dans certaines circonstances.

Les sujets ne sont pas tenus de payer de frais pour exercer leurs droits. S’ils font une demande, nousdisposons d’un mois pour y répondre.

Merci de nous contacter au : contact@adoc-tm.com, +33 (0)1 44 88 57 79, ou 21, rue du Faubourg Saint Antoine-75011 Paris, si vous souhaitez en faire la demande.

Comment se plaindre

Si vous avez des doutes concernant notre utilisation de vos informations personnelles, vous pouvez nous déposer une plainte au : contact@adoc-tm.com, +33 (0)1 44 88 57 79, ou 21, rue du Faubourg Saint Antoine -75011 Paris.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous avons utilisé vos données à l’adresse suivante : Commission nationale de l’informatique et des libertés, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334,  Paris,  Cedex 07, Fürance, +33 (0)1 53 73 22 22     , www.cnil.fr