La crise de la Covid-19 a créé des défis d’une ampleur inédite pour les équipes RH. Effectivement, celle-ci a poussé les recruteurs à adapter voire réinventer leurs pratiques d’embauche et d’intégration en fonction des impératifs sanitaires. L’un des changements les plus marquants est sans doute la digitalisation de tous les rapports avec les candidats, des premiers contacts jusqu’à l’intégration dans l’équipe. Depuis, des organisations de toutes les tailles se posent la question de poursuivre, dans différentes mesures, le travail à distance après la crise. Certaines de ces évolutions sont donc appelées à demeurer d’actualité, même une fois la pandémie derrière nous.
Une évolution des pratiques d’entretien
Le recrutement à distance est devenu la seule méthode capable de faire avancer les processus d'embauche en ces temps de crise sanitaire. Bien qu’avant la crise, certaines étapes se déroulaient déjà souvent à distance (tri des CV, entretiens téléphoniques), c'est désormais l'ensemble du processus qui doit se plier à la contrainte digitale. De ce fait, l'entretien en visioconférence se substitue désormais la plupart du temps au traditionnel entretien en face à face. Néanmoins, il est important de noter que bien que différente, cette étape conserve l’essentiel de son but premier, soit établir un premier contact entre candidat et recruteur et évaluer l’adéquation avec le poste et son environnement. Même si la forme est différente, le fond reste inchangé.
Dr Amandine Bugnicourt, CEO d'Adoc Talent Management, qui anime des formations sur les méthodologies pour bien recruter à distance, nous livre quelques retours d'expérience : "Recruter en mode 100% à distance est un challenge dans la mesure où cela nous amène à sortir de notre zone de confort : nous avions des processus d'entretiens bien rodés depuis des années et on a été contraints de les changer du jour au lendemain. Pourtant, même avec les méthodes virtuelles, vous pouvez et devez rechercher l'adéquation avec vous et votre équipe ; et c'est possible avec du discernement et de l'investigation à 360°. Je pense profondément que même si vos habitudes sont perturbées, il faut s'imposer de respecter les bonnes pratiques de l'entretien. Tout ce que vous mettez habituellement derrière votre intuition "J'ai un bon feeling ou pas" est plus difficile à rassembler, donc questionnez davantage pour avoir des éléments verbaux si l'accès au non verbal est plus difficile ! Dans ce but, tout comme pour un entretien en face à face, préparez-vous correctement : compétences clés et stratégies pour les évaluer ! Mettez-vous dans des conditions d'écoute active. Menez votre entretien avec quelques questions pertinentes et fouillez avec des "comment et pourquoi" pour obtenir des réponses factuelles et comprendre le mode de fonctionnement du candidat. Davantage de questions notamment comportementales doivent jalonner l’entretien, y compris sur des points qui vous sembleraient peut-être plus évidents en entretien classique et que vous ne ressentiriez donc pas (peut-être à tort) le besoin d'expliciter. Assurez-vous également que le candidat ait une compréhension suffisamment claire du poste, de l'environnement, de l'équipe, etc. pour également pouvoir prendre sa décision."
Des écueils à éviter ; point de vigilance sur l’expérience candidat
L’embauche est un processus hautement humain. Les relations interpersonnelles et les émotions comptent beaucoup lorsqu’il s’agit de sélectionner un futur collaborateur. En effet, au moment de choisir parmi des profils aux compétences égales, c’est le candidat avec lequel le recruteur se projette le plus dans une relation de collaboration qui remporte la sélection finale. L’introduction des entretiens en distanciels et des outils virtuels peuvent présenter un défi en rendant le contact plus distant. Pour tenter d’y remédier, il est important de concevoir une méthode centrée sur l’humain. Dans cette optique, il est fondamental de se soucier plus que jamais de l’expérience des candidats afin qu’ils se projettent et se sentent inclus tout au long du processus de recrutement.
Suivant cette idée d’accompagnement, il est important d’inclure les équipes au sein des entretiens virtuels. Rencontrer son manager, ses futurs collègues et avoir l’occasion d’échanger au préalable avec eux est primordial pour aider le candidat à appréhender les dynamiques de son futur poste. Cette réflexion s’applique d’autant plus sur les candidats de la génération Z, qui classent leur relation avec leur recruteur comme ayant le plus grand impact sur leur décision d'accepter un emploi (selon une enquête Yello Survey 2020).
Les excellents candidats ont d'autres offres d’emploi et peuvent avoir tout autant d’appréhensions que le recruteur de commencer dans un milieu qu'ils n'auront pas «réellement» vu. C’est pourquoi il est nécessaire d’aider les candidats à comprendre le travail et l'environnement de travail (personnes, lieu, modes de travail, culture interne…). Cet accompagnement peut se traduire à travers différentes formes (rencontres avec les membres de l'équipe, visite virtuelle du lieu de travail, pitch sur le projet, etc.) l’important étant que le candidat se sente guidé et accompagné malgré la barrière du distanciel.
Il arrive aussi que certains candidats à priori optimaux pour le poste disparaissent inopinément. En effet, la dématérialisation du processus entraîne un désengagement chez certains profils. Le processus d’embauche leur semble trop hypothétique du fait du manque de contact concret avec les équipes de recrutement. Bien que leur niveau de motivation soit le même au début de la phase de recrutement, il peut diminuer tout au long du parcours (moindre projection dans le poste et l'environnement, moment où le candidat va se vraiment questionner sur sa réelle volonté de changer de poste et de lieu de travail retardé car il n’est pas aussi engageant de prendre une heure pour passer un entretien à distance que d’avoir à parcourir 1000 km pour venir sur site). Afin d’éviter cette situation, il est important de tenir les candidats bien informés à chaque étape pour engager et motiver les candidats. Le maintien des échanges est crucial, le risque étant, dans le cas d’interactions trop clairsemées, que le candidat s’imagine à tort que sa candidature n’intéresse pas le recruteur. De la même manière, le recruteur peut attirer les candidats en montrant son intérêt et son attachement à la qualité des relations interpersonnelles.
Préparer l’onboarding en amont
La mise en place du télétravail généralisé a accéléré l’adoption de cette pratique encore inusitée pour de nombreuses organisations. En conséquence, beaucoup de collaborateurs ont découvert ce fonctionnement puis par la suite largement plébiscité ce mode de travail alternatif. Selon une étude conjointe menée par le cabinet BDO et HR Square, 9 travailleurs et cadres belges sur 10 veulent poursuivre le télétravail un à trois jours par semaine, même après l’assouplissement des mesures de confinement. Cet intérêt pour le travail à distance doit constituer au sein du recrutement une opportunité d’innover aux différentes étapes du processus (rencontre avec le candidat, accueil, intégration).
L’onboarding à distance se déroule essentiellement via des voies numériques. Par conséquent, la nouvelle recrue doit avoir accès sans difficulté aux outils informatiques et aux logiciels dès son premier jour de travail. Par ailleurs, le distanciel ne doit pas freiner la convivialité des rituels d'accueil. Par exemple, bien qu’un accueil traditionnel au sein des locaux soit impossible, il est tout à fait envisageable d’envoyer un welcome pack par voie postale afin de souhaiter la bienvenue au collaborateur. Cette action, en plus d’être un excellent moyen pour souhaiter la bienvenue à la nouvelle recrue, contribue dès le premier jour à la création d’un sentiment d’appartenance à la société. Afin de favoriser la sérénité et la fluidité du premier jour pour le candidat, le recruteur peut envoyer un courriel comportant toutes les informations utiles ainsi que l'horaire de la première journée. Le nouveau collaborateur est ainsi bien préparé pour démarrer son nouveau poste dans des conditions optimales.
L'intégration à distance
L’intégration doit s’articuler autour d’une communication soutenue entre futur collaborateur et recruteur. Comme pour une intégration classique, la nouvelle recrue posera de nombreuses questions, du fait de la distance, celle-ci peut se sentir seule ou démunie. C'est pourquoi il faut l’accompagner dans sa prise de poste : organiser des conversations avec le manager et les RH, un échange avec un fondateur dans les premiers mois, etc…
Les outils sont aussi au service d’un onboarding réussi. Même à distance, le livret d’accueil est incontournable, il facilite l’intégration en présentant l’entreprise, ses codes et ses valeurs. C’est une véritable mine d’informations pour le nouveau collaborateur. La mise en place d’un mentoring peut être une solution complémentaire pour faciliter une prise de poste sereine et sans accroc. Aussi, la présentation aux équipes ne doit pas s’arrêter au processus de recrutement ! Présenter le nouvel arrivant aux équipes, organiser un événement d’accueil, des rencontres informelles entre anciens et nouveaux membres de l'organisation. Bien que la rencontre autour de la machine à café ne soit pas possible en ce moment, il est important de conserver ce rituel et de le digitaliser. Toutes ces pistes sont autant de suggestions afin d’intégrer véritablement la nouvelle recrue dans un environnement de travail online.
Il est nécessaire de garder à l’esprit l’influence du digital dans le cadre d’une intégration réussie. Néanmoins, il est utile de varier les moyens de contact afin de prévenir la lassitude et la saturation entraînée par l’outil virtuel. Alors qu’au sein de l’entreprise, l’ensemble des activités ne se fait pas au même endroit, la sédentarité est bien plus forte lorsque l’on travaille dans un contexte de confinement. Il faut donc particulièrement avoir ce fait en tête pour proposer un programme d’onboarding équilibré.
Pour conclure…
Malgré la période d’incertitude qui s’étire, l’activité de recrutement ne doit pas nécessairement être amoindrie. En même temps, le large dispositif d’aide étatique couplé à la flexibilité liée à l'essor technologique permet d’envisager et de préparer la relance dès aujourd'hui. La digitalisation des processus doit être vue comme une opportunité d’apprendre et d’évoluer. Les circonstances créent un moment d’introspection chez les collaborateurs, mais poussent aussi les recruteurs à une réflexion sur le milieu de travail de demain, car l’après se construit dès maintenant !